ESG - clausules en contracten

Gepubliceerd op 1 november 2024 om 13:34

Is jouw organisatie voorbereid?

Internationaal neemt de aandacht toe voor de impact van handel op het milieu, mensenrechten en goed ondernemingsbestuur. Duurzaamheid is inmiddels een structureel onderdeel geworden van internationale handel en wordt steeds vaker benaderd vanuit het bredere ESG-kader: Environmental, Social and Governance. Deze ontwikkeling vertaalt zich niet alleen naar beleid en rapportages, maar ook naar contractuele verplichtingen. In deze bijdrage wordt ingegaan op het belang van specifieke ESG-clausules in contracten met handelspartners om naleving van wet- en regelgeving te waarborgen.

Ontwikkelingen in wet- en regelgeving

De toenemende focus op ESG leidt tot nieuwe en aangescherpte regelgeving, zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de EU Deforestation Regulation (EUDR). Deze regels beperken zich niet tot individuele ondernemingen, maar strekken zich uit over de gehele keten. Dat maakt naleving in de praktijk complex, zeker wanneer meerdere (internationale) partijen betrokken zijn. Heldere contractuele afspraken met handelspartners zijn daarom essentieel om risico’s beheersbaar te houden. Veel ondernemingen hanteren inmiddels een code of conduct waarin algemene ESG-principes zijn vastgelegd. Hoewel dit een belangrijk uitgangspunt vormt, biedt een code of conduct op zichzelf vaak onvoldoende houvast. Het verdient daarom aanbeveling om concrete ESG-verplichtingen expliciet in contracten op te nemen, eventueel met een verwijzing naar de code of conduct als integraal onderdeel van de overeenkomst. Dergelijke ESG-clausules kunnen worden opgenomen in uiteenlopende contracten, zoals inkoop- en leveringsovereenkomsten, maar ook in overeenkomsten met handelsagenten, distributeurs en andere tussenpersonen. De contractsvrijheid tussen ondernemingen biedt ruime mogelijkheden om afspraken op maat te maken.

Algemene ESG-verplichtingen

Zowel bestaande als nieuwe contracten kunnen worden aangevuld met een algemene ESG-clausule. Deze kan breed geformuleerd zijn, maar ook verwijzen naar specifieke normen, richtlijnen of wetgeving. Hieronder een voorbeeld van een algemene clausule:

 
Article X – Compliance with ESG standards
X.1 The parties commit to conducting their business activities in accordance with all relevant environmental, social, and governance (ESG) legislation, regulations, and standards, including those established by the European Union, national authorities, and international agreements. The parties commit to conducting their business in accordance with the code of conduct(s) from parties. The parties shall make every reasonable effort to mitigate and minimize negative impacts on the environment and society arising from their business activities. 


Met een dergelijke bepaling wordt voor beide partijen een contractuele verplichting gecreëerd om te handelen in lijn met geldende ESG-normen en om negatieve effecten actief te beperken. 

Specifieke verplichtingen en auditrechten

Naast algemene verplichtingen kunnen ook meer concrete ESG-afspraken worden vastgelegd, bijvoorbeeld over monitoring en controle:

 
Article X – ESG monitoring and audit
X.1 The Supplier shall maintain adequate policies, procedures and internal controls to ensure compliance with applicable ESG requirements.
X.2 The Buyer shall be entitled, upon reasonable notice, to audit or have audited the Supplier’s compliance with the ESG obligations set out in this Agreement.
X.3 The Supplier shall cooperate fully with such audits and provide all reasonably requested information and documentation.

 

Deze clausule versterkt de afdwingbaarheid van ESG-verplichtingen en vergroot de transparantie binnen de keten.

Rapportageverplichtingen en CSRD

De CSRD verplicht bedrijven te rapporteren over hun impact op mens en milieu. Om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen, is vaak informatie nodig van leveranciers en andere ketenpartners. Het is daarom raadzaam om hierover expliciete afspraken te maken:

 
Article X – Sustainability reporting
X.1 The parties acknowledge the reporting obligations arising from the Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD).
X.2 Each party shall provide, in a timely manner, all information and data reasonably required to enable compliance with applicable sustainability reporting obligations.
X.3 Such information shall be accurate, complete and provided within the timeframe necessary to meet statutory reporting deadlines.

 

Door deze verplichtingen contractueel vast te leggen, wordt duidelijk gemaakt dat medewerking aan ESG-rapportage geen vrijblijvende aangelegenheid is.

Gevolgen van niet-naleving

Om ESG-clausules effectief te laten zijn, is het essentieel om consequenties te verbinden aan schending daarvan. Zonder sanctiemechanisme verliezen dergelijke bepalingen hun werking. Een voorbeeldclausule:

 
Article X – Breach of ESG obligations
X.1 Any material breach of the ESG obligations under this Agreement shall constitute a material breach of contract.
X.2 In the event of such breach, the non-breaching party shall be entitled to terminate the Agreement with immediate effect and/or claim compensation for any damages suffered as a result of the breach.
X.3 The parties may agree on a remediation period, unless the nature of the breach justifies immediate termination.

 

Het is belangrijk dat deze consequenties zorgvuldig worden afgestemd op de aard van de samenwerking en de ernst van mogelijke overtredingen.

Conclusie

Duidelijke en afdwingbare ESG-afspraken in contracten zijn inmiddels onmisbaar geworden. De groeiende aandacht voor duurzaamheid, mensenrechten en governance maakt dat naleving van ESG-normen niet langer vrijblijvend is, maar een juridische en commerciële noodzaak vormt. Door specifieke clausules op te nemen over naleving, rapportage, controle en sancties kunnen ondernemingen hun risico’s beperken en hun positie binnen de keten versterken. Tegelijkertijd vraagt dit om voortdurende alertheid op nieuwe wet- en regelgeving en ontwikkelingen op ESG-gebied. Ondernemingen die hier proactief op inspelen, vergroten niet alleen hun weerbaarheid, maar ook hun toekomstbestendigheid.

 

Meer weten over ESG en compliance? Neem contact op via: info@LJCommercialContracting.nl 

«   »