Internationaal groeit de aandacht voor de impact van handel op het milieu, de mens en de maatschappij. Duurzaamheid wordt steeds belangrijker in de internationale handel en ESG. ESG staat voor Environmental, Social and Governance, een term die steeds vaker voorkomt. In deze bijdrage besteed ik aandacht aan specifieke clausules in contracten met handelspartners om het naleven van wet- en regelgeving op het vlak van ESG te waarborgen.
Maak heldere afspraken
De groeiende aandacht voor ESG-normen leidt tot nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de EU Deforestation Regulation (EUDR). Het is van belang dat de gehele toeleveringsketen voldoet aan ESG-wetten, wat in de praktijk uitdagend kan
zijn. Heldere afspraken met partners kunnen helpen om de risico's te beperken. Veel bedrijven maken gebruik van een code of conduct om in grote lijnen vast te leggen hoe er wordt omgegaan met ESG- normen. Dit is een stap in de goede richting, maar leidt niet vaak tot specifieke of duidelijke afspraken tussen partijen. Het advies is specifieke clausules in het contract op te nemen over ESG-normen met eventueel een verwijzing naar de code of conduct als onderdeel van het contract. Deze ESG-clausules kunnen worden geïntegreerd in diverse soorten contracten, zoals inkoop- of leveringsovereenkomsten, maar ook in overeenkomsten met tussen personen zoals handelsagenten en distributeurs. De contractsvrijheid tussen bedrijven maakt dit soort afspraken mogelijk, en je kunt verschillende soorten afspraken maken in het kader van ESG.
Algemene clausule
Zowel bestaande als nieuwe contracten kun je aanpassen door middel van een ESG-clausule. Deze bepaling kan algemeen van aard zijn, waarbij geen specifieke richt- lijnen worden genoemd, maar ze kan ook specifiek zijn door de exacte richtlijnen te benoemen waaraan een partij moet voldoen. Hieronder een algemeen voorbeeld in het Engels:
Article X – ESG laws and regulations
X.1The parties commit to conducting their business activities in accordance with all relevant environmental, social, and governance
(ESG) legislation, regulations, and standards, including those established by the European Union, national authorities, and international agreements. The parties commit to conducting their business in accordance with the code of conduct(s) from parties. The parties shall make every reasonable effort to mitigate and minimize negative impacts on the environment and society arising from their business activities.
In deze bepaling wordt voor beide partijen een algemene verplichting opgelegd om in lijn met ESG wet- en regelgeving te werken. Daarnaast wordt van de partijen verwacht dat zij zich optimaal inspannen om negatieve effecten op het milieu en de maatschappij zoveel mogelijk te beperken. In deze bepaling wordt voor beide partijen een algemene verplichting opgelegd om in lijn met ESG wet- en regelgeving te werken. Daarnaast wordt van de partijen verwacht dat zij zich optimaal inspannen om negatieve effecten op het milieu en de maatschappij zoveel mogelijk te beperken.
Rapporteren en CSRD
Naast de verplichtingen om te voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot ESG, zijn er ook vereisten voor het rapporteren over duurzaamheid. Daarom is het belangrijk clausules op te nemen die ervoor zorgen dat relevante informatie tijdig wordt verstrekt, zodat wordt voldaan aan de eisen van bijvoorbeeld de CSRD-richtlijn. Hieronder een voorbeeld in het Engels:
Article X – Reporting and information
X.1 The parties acknowledge the reporting obligations imposed by the Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) and agree to comply with all relevant provisions therein.
X.2 Both parties shall ensure the timely provision of all necessary information and data staande bepaling worden contractuele verplichtingen opgelegd. De partijen moeten op de hoogte zijn van de verplichtingen uit de CSRD, en zij moeten tijdig informatie aanleveren.
Gevolgen specificeren
Tot slot is het van cruciaal belang consequenties te verbinden aan het overtreden van de eerder genoemde bepalingen. Daarom wordt het sterk aanbevolen een aparte clausule toe te voegen die de gevolgen van schending specificeert. Bijvoorbeeld de mogelijkheid tot het beëindigen van de overeenkomst bij het schenden daarvan of het verhalen van de schade die ontstaan is als gevolg van het niet naleven van bepaalde ESG-normen of -wetten. Het is belangrijk dat deze consequenties zorgvuldig worden overwogen en vastgelegd om de effectiviteit van de clausules te garanderen.
Conclusie
Heldere afspraken met handelspartners en specifieke clausules over ESG- onderwerpen in contracten zijn cruciaal voor het beperken van risico’s. De steeds groter wordende aandacht voor duurzaamheid en het klimaat vereist weerbaarheid en wendbaarheid, waarbij het voldoen aan ESG-normen niet langer een optie is maar een dwingende verplichting. Het is belangrijk dat bedrijven goed geïnformeerd blijven over de actuele ontwikkelingen op dit gebied. Vragen over actuele EU wet- en regelgeving en de implementatie hiervan? Neem contact op voor meer informatie.
Auteur: Mr. Lorenzo Jubithana
Reactie plaatsen
Reacties